Tips para organizar tu lista de pendientes y evitar el estrés

En #SomosIntercorp estamos atentos en rescatar las mejores prácticas y herramientas que se aplican alrededor del mundo. Estas nos permitirán seguir afrontando retos ambiciosos e impactando a millones de personas.

August 19, 2020

En esta oportunidad, traemos un artículo publicado originalmente en Harvard Business Review que nos dará una serie de tips para organizar nuestra lista dependientes de la manera más efectiva.

La llamada “nueva normalidad” ha cambiado nuestra forma de trabajar enfrentándonos a nuevos retos. En el trabajo afrontamos nuevos escenarios y nos reinventarnos con nuevas formas de trabajar. En nuestras casas también tenemos retos para mantenernos productiv@s, cuidar a nuestros seres queridos y hacer nuestro mayor esfuerzo para mantenernos saludables.

En esta situación, es posible que nos sintamos abrumad@s y sin saber por dónde empezar. ¿Cómo priorizamos nuestros pendientes?

El artículo publicado por Ellen Auster y Shannon Auster-Weiss en Harvard Business Review toma los aprendizajes de Dwight Eisenhower y Stephen Covey resumiéndolos en tres simples pasos:

1. Escribe una lista fácil de entender con todos tus pendientes

Es importante que la lista incluya todo para que no se quede ningún pendiente en la cabeza: desde lo que más resuena en las reuniones de trabajo hasta lo que no te deja dormir en las noches. Si hacer una única lista te parece muy tedioso, prueba hacer listas de pendientes por proyecto, equipos o contexto (trabajo, casa, hijos).

2. Dibuja dos ejes: importancia (vertical) y urgencia (horizontal)

Algunas variables para determinar la importancia de una tarea pueden ser: la probabilidad de éxito, el impacto en resultados o indicadores claves del proyecto, la ventaja competitiva, el costo, el riesgo, o si es un must-have (debe suceder) o un nice-to-have (sería bueno que suceda).

Por el otro lado, para determinar la urgencia de una tarea se puede definir por períodos de tiempo: esta mañana, final del día, esta semana, este mes; o por las consecuencias o beneficios de completarlas o retrasarlas.

3. Coloca tus pendientes en la matriz

La matriz quedará dividida en cuatro cuadrantes: arriba a la derecha (tareas importantes y urgentes), arriba a la izquierda (tareas importantes, pero menos urgentes), abajo a la derecha (tareas urgentes, pero menos importantes), y abajo a la izquierda (tareas poco importantes y poco urgentes).


¿Qué tener en cuenta al utilizar la matriz y priorizar tus tareas?

Las tareas importantes y urgentes (arriba a la derecha) son sensibles al tiempo y críticas de ejecutar. Hay que resolverlas cuanto antes sin preguntárnoslo. Pueden ser temas críticos con clientes, deadlines cercanos o pendientes de semanas previas que ahora son importantes y urgentes.

Las tareas importantes pero menos urgentes (arriba a la izquierda) debes agendarlas en una fecha exacta y con un límite invariable para que no se pierda de tu radar. Además, es importante considerar tiempos que te permitan pivotear si aparecen imprevistos. Si se ignoran estos tiempos imprevistos, por más pequeños que sean, pueden convertirse en un problema.

Las tareas urgentes pero menos importantes (abajo a la derecha) pueden ser utilizadas para trabajarlas en equipo apoyándonos en otros. Estas además pueden ser una oportunidad para empoderar y ayudar en el desarrollo de miembros del equipo que no han afrontado retos de este tipo.

Las tareas poco importantes y poco urgentes (abajo a la izquierda) deben ser revisadas rápidamente para eliminar aquellas que ya son obsoletas. Luego, evalúa si las restantes valen la pena ser pospuestas. También puedes explora si se pueden convertir en un quick win completándolas con un esfuerzo reducido.

¿Cómo aplicar la matriz y priorizar en equipos?

Esta matriz también puede ser utilizada en equipos. Para ponerlo en práctica se recomienda reunir al equipo en una videollamada, utilizar herramientas como los post-its de Miro.com y realizar los tres pasos arriba descritos.

Si la lista de pendientes todavía se siente insostenible, intenten hacer otro barrido identificando aquellas tareas que están dentro del círculo de control del equipo. Para aquellas tareas que no se pueden controlar, pero influyen en los objetivos, identifica las formas tangibles en que puedes impulsarlas.

Aquellas tareas que no puedes controlar ni influir, déjalas a un lado por ahora y espera a que cambien las condiciones. Finalmente, es importante mantener dinámica esta matriz revisitándola regularmente a medida que se avanzan las tareas pendientes, surgen nuevas y nuestro contexto cambia.

Lo importante de esta matriz es poder invertir nuestra energía donde más lo necesitamos.

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